Privacyverklaring

Privacyverklaring TTV Kracht en Vriendschap
Groeneweg 30
6871 DD Renkum

 

Vastgesteld tijdens bestuursvergadering d.d. 2 oktober 2018

Dit is de privacyverklaring van de tafeltennisvereniging Kracht en Vriendschap, gevestigd aan de Groeneweg 30 te Renkum, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40119668 , hierna te noemen: `Kr&Vr’ `.

Kr&Vr houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze verklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: voorzitter@krachtenvriendschap.nl

Dit brengt met zich mee dat Kr&Vr in ieder geval

  • Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot alleen die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • U vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteert.

In de tabel op de volgende bladzijde kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen.

 

 Doel Welke persoonsgegevens Grondslag Bewaartermijn Systemen
Het uitvoeren van de overeenkomst van het lidmaatschap Voorletter

Voornaam

Achternaam

Geslacht

Geboortedatum

Adres

Woonplaats

Telefoonnummer

E-mailadres

 

Ingangsdatum lidmaatschap

Competitie (ja/nee)

Parasporter (ja/nee)

Lidnummer

Bankgegevens

Uitvoering van de overeenkomst

 

Registratie parasporter op verzoek van lid

Gedurende de looptijd van de overeenkomst Ledenlijst (Excel)

 

Ledenadministratie

 

Boekhoudsysteem

 

NTTTB (NAS)

 

TT-App (competitie) via NTTB

 

 

 

Papieren ledenlijst in clubgebouw

 

Barlijsten

Voornaam

Achternaam

Adres

Woonplaats

Telefoonnummer

Emailadres

Uitvoering van de overeenkomst Gedurende de looptijd van de overeenkomst Papier
Versturen digitale berichten, waaronder de nieuwsbrief Voorletter

Voornaam Achternaam

E-mailadres

 

Toestemming Zolang de toestemming niet is ingetrokken Via email

 

MailChimp (verwerkers-overeenkomst)

Ter benadering na beëindiging lidmaatschap, bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis. Voorletter

Voornaam*

Achternaam

Adres

Woonplaats

Telefoonnummer

Emailadres

Geboortedatum

 

Ingangsdatum en einddatum lidmaatschap

Toestemming Zolang de toestemming niet is ingetrokken Ledenadministratie
Informatie op de website zoals teamindeling competitie Naam

Team

 

Toestemming Zolang de toestemming niet is ingetrokken Website
VOG-registratie Voorletter

Achternaam

Adres

Woonplaats

Telefoonnummer

Emailadres

 

VOG ja / nee

Toestemming Zolang de toestemming niet is ingetrokken Excel-bestand
Beeldmateriaal voor promotie, communicatie en voor vastleggen gebeurtenissen (opbouw historie) Foto’s

Filmpjes

Naam

Toestemming

 

Ouders wordt schriftelijke toestemming gevraagd en zij worden op de hoogte gehouden m.b.t. gebruik foto’s

Zolang de toestemming niet is ingetrokken Website

 

Clubgebouw

 

Digitaal archief

 

Voor bestuurs-, commissie- en werkgroepsleden

Kr&Vr heeft uiteraard bestuursleden, commissie- en werkgroepleden. Wij gebruiken de persoonsgegevens van onze bestuursleden om hen in staat te stellen hun functie uit te oefenen. De persoonsgegevens van bestuurders wordt gebruikt om hen als bestuurslid in het handelsregister te kunnen inschrijven en eventuele wijzigingen aan het handelsregister te kunnen doorgeven. Deze persoonsgegevens geven wij daarom door aan de Kamer van Koophandel.

Bent u lid van een commissie en/of werkgroep, dan verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om met u te communiceren over de verschillende aspecten van uw functie binnen de desbetreffende commissie en/of werkgroep.

 

Opbouw historie van de vereniging

Kr&Vr bewaart notulen van AV’s/bestuursvergaderingen, aanwezigheidslijsten, verslagen van commissies en werkgroepen, overzichten van vrijwilligers(activiteiten), foto’s en ander beeldmateriaal om hiermee de historie van de vereniging vast te leggen. Na het beëindigen van het lidmaatschap wordt (individuele gegevens in) dit materiaal bewaard. Het papieren archief bevindt zich in het clubgebouw in een afgesloten kast. Het digitale archief bevindt zich bij de secretaris van de vereniging. De voorzitter bezit ten behoeve van communicatie en promotie een gedeelte van het fotoarchief. Bij beëindigen van de bestuursfunctie wordt dit materiaal overgedragen of vernietigd.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Zonder uw toestemming verstrekt Kr&Vr uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschap overeenkomst die Kr&Vr met u heeft. Dit betreft de NTTB voor het verwerken van gegevens in hun administratie en MailChimp voor het versturen van nieuwsbrieven aan u per e-mail. Bij MailChimp worden uw persoonsgegevens opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. MailChimp is aangesloten bij de EU-US Privacy Shield voor het uitwisselen van persoonsgegevens. Dit betekent dat er sprake is van een adequaat beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Kr&Vr heeft een verwerkersovereenkomst met Mailchimp.

 

Beveiliging persoonsgegevens

Kr&Vr treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

  • Kr&Vr heeft twee laptops waarop persoonsgegevens worden bewaard t.b.v. de ledenadministratie en het boekhoudsysteem. Alleen de secretaris en penningmeester hebben toegang tot deze systemen.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • De recente ledenlijst staat op de website en is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Alleen bestuursleden en wedstrijdsecretaris hebben toegang tot de ledenlijst;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Deze worden bewaard in een beveiligde omgeving;
  • Wij informeren onze bestuursleden, vrijwilligers en leden over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Minderjarigen

Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

 

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U heeft recht op inzage, aanvulling, afscherming, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door de NTTB. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, dan zal Kr&Vr deze verwijdering ook doorgeven aan de NTTB.

 

Wijziging van het privacybeleid

Kr&Vr past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om dit actueel te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. Jaarlijks wordt u zonodig tijdens de Algemene Ledenvergadering geïnformeerd over (voorgenomen) wijzigingen.

 

Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of Kr&Vr wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke: voorzitter Kracht en Vriendschap

E-mail: voorzitter@krachtenvriendschap.nl

 

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.